ISFiT 2015 : Pre-ISFiT. Perjuangan dari mendaftar sampai sebelum berangkat.

*klik gambar untuk perbesar*

Hallo!

Jadi setelah cerita saya tentang Summer 2014 (sebenarnya belum selesai, akan saya lanjutkan ketika punya waktu lagi), sekarang saya ingin mencirtakan persiapan saya menjelang ISFiT 2015.

Mungkin banyak yang bertanyam apakah ISFiT itu? ISFiT adalah singkat dari International Student Festival in Trodheim, festival pelajar terbesar di dunia yang berlangsung setiap 2 tahun sekali. Tahun ini merupakan kali ke 13 diadakannya ISFiT. Isfit memiliki teman yang berbeda setiap kali diadakan, dan tahun ini tema tematikanya adalah "Corruption" (Korupsi). Isfit diikuti oleh 450 peserta dari seluruh penjuru dunia.

Saya mengethaui tentang festival ini pertama kali bulan agustus lalu dari grup Internenational Office ITS di facebook, setelah saya membaca-baca webistenya, saya pun tertarik untuk ikut mendaftar, apalagi seluruh biaya selama di sana ditanggung dan bisa mendaftar untuk mendapatkan financial aid support. Biasanya dari workshop-worskhop atau conference yang diadakan diluar mengharuskan kita untuk membayar biaya pendaftaran, tetapi festival ini tidak (kecuali biaya perjalanan dan visa). Dikarenakan deadline pendaftaran masih akhir September, saya pun lalu bersantai-santai dan sebelumnya meminta izin kepada orang tua untuk ikut mendaftar. Mereka mengizinkan asalkan biaya perjalanan ditanggung oleh pihak penyelenggara. Pihak isfit memang menyediakan travel support, tetapi sangat terbatas.

Dikirimin reminder ._.

Beberapa hari sebelum deadline, saya pun lalu mendaftar. Setelah membuat akun, saya lalu mengisi profil dan membuat essay. Jadi ada 3 essay yang saya harus buat sewaktu itu, yaitu :

• Motivation essay yang berisi kenapa saya tertarik untuk ikut festival ini, kalau bisa mencantumkan kegiatan sejenis yang sebelumnya pernah dilakukan. Di essay ini selain menulis alasan, saya juga memasukkan bahwa saya pernah mengikut Kongres Pemuda Berlin yang membahas tentang demokrasi dan toleransi pada tahun 2011 di Jerman.
• Workshop essay. Jadi dalam festival ini, para peserta akan dibagi ke dalam 18 workshop dan pada saat mendaftar setiap orang dapat memilih 3 workshop yang tertarik untuk mereka ikuti (tetapi pada akhirnya setiap orang hanya mendapat satu workshop jika diterima). Daftar-daftar workshopnya yaitu :
• Call for Bids
• Capital Flow
• Case Workshops
• Change
• Cultural Differences
• Development
• Education
• Entrepreneurship
• Equality
• Governance Democracy
• Health
• Nature
• Public Art
• Revue
• Shades of Grey
• The Picture
• Media

              Workshop yang saya inginkan untuk ikuti (urutan sesuai prioritas) adalah Cultural               Differences, Governance Democracy, dan The Media. Di dalam essay saya juga mencantumkan beberapa contoh yang sedang terjadi di Indonesia.

• (Optional) Financial Aid Essay. Jadi essay ini hanya diperuntukkan untuk yang merasa membutuhkan bantuan untuk biaya perjalanan. Di essay ini saya paparkan kenapa saya membutuhkan travel support. Alasan pertama pastilah karena biaya tiket pesawat yang mahal antara Jakarta-Oslo (sekitar 10 juta)

Bukti essaynya udah keterima

Setiap essay ditulis dengan maksimal 500 kata, dan untungnya saya dapat meluangkan beberapa jam waktu saya untuk membuat essay tersebut di ruang admin RPL :D Setelah essay saya submit, saya masih bisa mengeditnya sampai dengan tanggal 30 September. Tetapi karena saya sudah merasa yakin (atau bisa dibilang sudah pasrah), saya tidak mengedit apa-apa.

Akhirnya karena kesibukan kuliah, saya mulai melupakan soal pendaftaran ini, sampai saya melihat status facebook teman saya yang bernama Roberto dari Mexico, yang mengatakan bahwa dia menerima email dari isfit bahwa essaynya telah diterima. Saya lalu memberitahunya pertama lewat facebook yang kemudian berlanjut whatsapp bahwa saya juga ikut mendaftar, dan berharap semoga kami bisa bertemu lagi di Norwegia. Kami berdua merupakan siswa pertukaran pelajar di Jerman tahun 2010-2011.

Setelah itu saya menunggu dengan sabar hasil pengumuman (kadang-kadang juga terlupakan), tetapi saya telah menandai di agenda saya pada akhir oktober untuk mengecek email.

Hampir setiap hari pada akhir Oktober dan alwal November saya mengecek email saya, dan akhirnya pada tanggal 5 November saya melihat di facebook bahwa isfit sudah mengirimkan pengumuman lewat email. Dengan deg-degan saya lalu membukan email saya dan lumayan terkejut saat membaca judul email : "Invitation to ISFiT 2015". Saya lalu  membuka website dan membaca undangan saya, dan saya sangat senang karena saya merupakan salah satu dari 450 orang yang keterima. Sebenarnya percaya tidak percaya juga ya soalnya jumlah peserta yang mendaftar mencapai angka 5000.

UWOOOOOOOOOOOOO

:') No caption needed.

Setelah mengutak-ngatik halaman website untuk participant, disitu tidak ada pengumuman sama sekali mengenai travel support. Tetapi di halaman tersebut sudah tercantum deadline-deadline, dan salah satunya adalah deadline visa, yaitu tanggal 14 November. Saya lalu panik, karena saya tau urus visa itu tidak gampang, dan kurang yaking dalam waktu 9 hari saya sudah dapat mengurus semua berkas dan terbang ke Jakarta karena diharuskan untuk mengurus di sana. Saya lalu menelfon orang tua saya, dan mereka menanyakan soal travel support. Saya lalu mengirim email ke isfit dan mereka membalas bahwa email tentang granted travel support akan dikabarkan beberapa saat lagi. Saya lalu mengurus berkas-berkas untuk visa dan memesan tiket ke pesawat. Untungnya kuliah saya libur hari rabu dan kamis, jadi saya berangkat pada hari rabu pagi dan pulang pada hari kamis pagi (tidak sampai 24 jam).

Berkas-berkas yang diperlukan untuk visa Norway kurang lebih (untuk conference):

• Applikasi form yang diisi online
• Pas foto
• Invitation letter dari isfit
• Asuransi
• Booking tiket pulang-pergi
• Surat keterangan dari kampus (bahasa Inggris)

Sebelum saya berangkat ke Jakarta saya mengisi form applikasi online dan membayar €60 (kurang lebih Rp980.000,-). Saya juga beberapa kali menelfon VFS untuk menanyakan soal appointment dikarenakan saya sudah trauma tidak dapat mendaftar untuk visa dikarenakan jadwal yang sudah full. Untungnya untuk mengurus visa Norway tidak diharuskan untuk membuat janji dan dapat langsung datang ke sana.

Pada saat saya tiba di Jakarta, saya lalu naik damri dari bandara Soekarno-Hatta menuju Gambir. Untungnya adik saya berkuliah di Jakarta (sebut saja nama kampusnya PPM School of Management), jadinya saya bisa nginap semalam di kosnya. Dan lebih menyenangkan lagi karena mama saya juga lagi mengunjungi adik saya, siapa yang tidak tambah senang, pastinya transpor dan makanan dibayarkan hehehe .___.v

Saya dijemput adik saya di Gambir, kami lalu naik taksi ke kosnya yang hanya berjarak sekitar 10 menit. Setelah itu saya turun dan dia lanjut ke kampus dikarenakan sedang ada ujian. Sambil menunggu adik saya, saya lalu checklist kelengkapan dokumen pengurusan visa. Kurangnya tinggal asuransi. Setelah adik saya datang (namanya Ade), kami bertiga lalu pergi ke tempat print terdekat dikarenakan saya membutuhkan printer untuk mencetak bukti asuransi tersebut. Dan tebak berapa harganya perlembar? 4 ribu rupiah -_-

Satu kesalahan saya yaitu saya lupa untuk mencatat alamat VFS, dan saya lupa bahwa mengurus visa untuk ke Norwegia tidak langsung di kedutaannya tetapi di VFSnya. Jadi awalnya kami pergi ke kedutaannya, dan diarahkan ke VFS. Untungnya VFS dan keduataan tidak terlalu jauh. Di sana saya janjian dengan Barata, anak UGM asal Jakarta yang lolos isfit juga. 

Prosesnya bisa dibilang tidak terlalu ribet, tetapi saya merasa seperti diinterogasi, ditanyain bakalan tinggal di mana, sedangkan dari isfit sendiri belum memberitahukan kabar lebih lanjut soal tempat tinggal. Mas yang meladeni kami akhirnya menyuruh kami untuk menulis bahwa dia telah menanyakan ke kami soal penginapan, dan kami menerima konsekuensinya kalau visa kami ditolak karena masalah penginapan tersebut. Saya sendiri lalu ditanya mengenai tiket. Tiket pp sudah saya booking tanggal 3 Februari pergi dan pulang tanggal 17 Februari. Dia lalu menanyakan di mana saya akan tinggal pada tanggal 3,4, 16,17 dikarenakan ISFIT berlangsung pada tanggal 5-15 Februari. Pada akhirnya saya diberi 2 pilihan, antara membooking tiket baru atau memesan hotel pada tanggal tersebut. Untungnya urusan tersebut dapat diselesaikan via online, dan saya tidak perlu ekstra untuk ke sana lagi.

Pengurusan visa selesai. Setelah kembali ke Surabaya saya lalu mendapatkan email dari ISFIT bahwa sayangnya saya tidak diberikan travel support. Ya rasanya pasti sedihlah, langsung sakit kepala juga mikirin dapat duit buat pesawatnya gimana. Akhirnya sama orang tua disuruh buat proposal, dan mulailah saya mencari contoh proposal di internet. Untungnya nemu proposal anak-anak UI yang lolos ISFIT 2009. Jadi kepada kakak-kakak mahasiswa UI yang ikut ISFIT tahun 2009 makasih banyak contoh proposalnya :D

Setelah seminggu visanya datang :D

Setelah membuat proposal (terima kasih kepada Ratih, Pur, Dery, DS yang sudah membantu mengoreksi proposa saya), saya mencoba untuk mengajukannya ke jurusan. Setelah ketemu dengan salah satu dosen (Pak Dwi), saya lalu disuruh datang lagi karena beliau harus membicarakannya terlebih dahulu di Bu Nanik. Setelah bicara dengan Bu Nanik, Alhamdulillah proposal saya di acc tetapi saya harus datang lagi bulan Januari dikarenakan waktu itu Desember dan tidak bisa untuk SPJnya (saya kurang mengerti masalah itu). Pada bulan Januari saya datang lagi ke Pak Dwi membawa proposal tersebut, dan disuruh tunggu untuk keputusan berikutnya. Akhirnya saya terima pesan dari Pak Onggo lewat facebook memberitahukan untuk menemuinya terkait isfit. Setelah berbicara akhirnya jurusan sepakat untuk membiayai saya dengan jumlah tertentu, tetapi ada yang harus di revisi di proposal. Saya tentu sangat senang karena sudah mendapatkan sponsor pertama. 

Target saya untuk sponsor-sponsor berikutnya adalah perusahaan-perusahaan di Sulawesi Selatan. Sewaktu saya ikut pertukaran pelajar lewat AFS di Jerman, saya juga mendapat sponsor dari beberapa perusahaan di Sulawesi Selatan (sebut saja beberapa Semen Tonasa, Pemerintah Kabupaten Gowa dll). Akhirnya saya menerima email dari Bank Sulselbar (Sulawesi Selatan dan Barat) yang menanyakan nomor rekening saya. Alhamdulillah dapat sponsor kedua :D

Sampai sekarang saya masih menunggu beberapa sponsor sebelum berangkat. Sponsor paling utama adalah orangtua saya yang telah membelikan saya tiket terlebih dahulu :') Saya juga ingin mengucapkan terima kasih kepada Gerakan Perempuan Anti Korupsi yang telah memberikan saya goodie bag beserta baju dan buku yang menarik :) 

all complete!

Seminggu lagi sebelum saya berangkat ke Trondheim, Norwegia, dan bisa dibilang I'm sooooooooooo excited! Saya akan berusaha untuk update sebanyak mungkin tentang ISFiT 2015, jadi jangan sungkan-sungkan untuk terus membaca ^^

link-link:

-ISFiT (http://www.isfit.org)

-VFS Norway (http://www.vfsglobal.com/norway/indonesia/)

-The Global Infection (http://theglobalinfection.com/)